Generar Facturas con Facturación Electrónica
¿Para quién es esta guía? Usuario de facturación / Contador / Supervisor
Tiempo estimado: 6 minutos
Módulo en iDempiere: Facturación Electronica Panamá → Generar Facturas con Facturación Electrónica
¿Para qué sirve?
Este proceso de menú crea facturas de venta a partir de órdenes de venta o despachos que ya están listos para facturar. También puede enviar la factura electrónica al PAC y a la DGI en el mismo momento, siempre que la factura quede completada y el usuario marque la opción de sincronización.
Use este proceso cuando la factura todavía no existe y necesita generarla desde una Orden de Venta o desde un Albarán. Si la factura ya existe en Facturas (Cliente), no use este proceso para crear otra factura; en ese caso complete la factura y ejecute Sincronizar Factura Electrónica.
Antes de comenzar
Verifique que se cumplan estos requisitos antes de usar esta función:
- La orden de venta o el despacho debe estar en estado Completado.
- La orden debe tener cantidades pendientes de facturar.
- El tipo de orden debe permitir facturación desde el proceso.
- El cliente debe tener RUC, DV y dirección de facturación.
- Si va a marcar Sincronizar FE, la organización debe tener activa la Configuración Facturación Electrónica.
- Si va a facturar desde despachos, los despachos deben estar completados y no anulados.
Pasos
Paso 1: Abrir el proceso
Abra Facturación Electronica Panamá → Generar Facturas con Facturación Electrónica.
📸 [CAPTURA: Menú lateral de iDempiere con la carpeta "Facturación Electronica Panamá" desplegada. Resaltar el proceso "Generar Facturas con Facturación Electrónica"]
Paso 2: Completar los parámetros
Complete los filtros según el lote de órdenes o despachos que desea facturar.
| Campo en pantalla | Para qué sirve | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Selección Manual | Procesa solo los registros seleccionados previamente. | Cuando eligió órdenes desde una lista o ventana de información. |
| Fecha de Facturación | Define la fecha que tendrá la factura creada. | Cuando necesita facturar con una fecha específica. |
| Organización | Limita la generación a una organización. | Cuando trabaja con una sucursal o compañía específica. |
| Tercero | Limita la generación a un cliente. | Cuando va a facturar solo a un cliente. |
| Orden de Venta | Genera factura para una orden específica. | Cuando una orden estándar no generó factura automáticamente. |
| Albarán | Genera factura desde un despacho específico. | Cuando la regla de la orden depende de la entrega. |
| Consolidar Documento | Agrupa varias órdenes del mismo cliente en una factura si comparten dirección y contacto de facturación. | Déjelo en Sí para consolidar. Use No si necesita una factura por orden. |
| Acción del Documento | Define si la factura queda Completar o Preparar. | Use Completar para emitirla de inmediato. Use Preparar si requiere revisión. |
| Monto Mínimo | Evita crear facturas por debajo de un total mínimo. | Úselo si la empresa no desea emitir facturas por montos pequeños. |
| Sincronizar FE | Envía la factura al PAC y a la DGI después de crearla. | Márquelo en Sí si desea que la factura quede autorizada electrónicamente de una vez. |
| Tipo de Documento | Filtra las órdenes por tipo de documento. | Úselo cuando solo desea procesar ciertos tipos de órdenes. |
📸 [CAPTURA: Ventana de parámetros de "Generar Facturas" con "Orden de Venta", "Acción del Documento", "Consolidar Documento" y "Sincronizar FE" resaltados]
Importante: Para una orden estándar que no genera factura automáticamente, seleccione la Orden de Venta en los parámetros. El sistema revisará si esa orden tiene cantidades pendientes y si cumple la regla de facturación antes de crear la factura.
Paso 3: Ejecutar el proceso
Haga clic en Aceptar.
📸 [CAPTURA: Ventana de parámetros con el botón "Aceptar" resaltado antes de ejecutar el proceso]
Paso 4: Revisar las facturas creadas
Abra Facturas (Cliente) y busque las facturas creadas por el proceso.
📸 [CAPTURA: Ventana "Facturas (Cliente)" mostrando una factura creada desde el proceso. Resaltar el número de documento, estado, cliente y total]
Si marcó Sincronizar FE, verifique que la factura tenga Número Fiscal Electrónico (CUFE).
📸 [CAPTURA: Misma factura después de la sincronización electrónica. Resaltar el campo "Número Fiscal Electrónico (CUFE)" lleno]
Resultado del proceso
Proceso exitoso:
"@Created@ = 3"
El sistema creó 3 facturas. Si usó Acción del Documento = Completar y Sincronizar FE = Sí, revise cada factura para confirmar que tenga Número Fiscal Electrónico (CUFE).
📸 [CAPTURA: Resultado del proceso mostrando "@Created@ = 3". Resaltar el contador de facturas creadas]
Factura no creada por monto mínimo:
"@NotInvoicedAmt@ B/. 3.50 - Cliente Ejemplo"
El total acumulado no alcanzó el Monto Mínimo. Ejecute de nuevo el proceso sin monto mínimo o espere a que el cliente tenga más documentos pendientes.
📸 [CAPTURA: Log del proceso con el mensaje de monto no facturado. Resaltar el cliente y el importe]
Error al completar una factura:
"Invoice Process Failed: [mensaje]"
La factura no pudo completarse por una validación del sistema, como periodo contable cerrado, datos fiscales faltantes o una configuración pendiente.
📸 [CAPTURA: Resultado con error al completar factura. Resaltar el mensaje completo del sistema]
¿Qué pasa si...?
P: El proceso muestra "Creadas = 0".
R: No encontró órdenes o despachos que cumplan los filtros. Revise que la orden esté completada, tenga cantidades pendientes de facturar y que su tipo de orden aplique para facturación.
P: La orden estándar no generó factura automáticamente.
R: Ejecute Generar Facturas con Facturación Electrónica, seleccione la Orden de Venta y use Acción del Documento = Completar si desea dejar la factura lista.
P: La orden depende de despacho y no se genera factura.
R: Complete primero el despacho. Luego ejecute el proceso usando el filtro Albarán o la Orden de Venta.
P: Marqué "Sincronizar FE" y la factura no tiene CUFE.
R: Abra Facturas (Cliente), busque la factura y ejecute Sincronizar Factura Electrónica para ver el mensaje exacto del PAC o la DGI.
P: El sistema indica que el tipo de documento no aplica para Facturación Electrónica.
R: El documento no está configurado para emisión electrónica. Contacte al administrador del sistema.
Glosario
| Término en pantalla | Qué significa en lenguaje de negocio |
|---|---|
| Tercero | Cliente, proveedor o empleado registrado en iDempiere. En esta guía se refiere al cliente. |
| Orden de Venta | Documento donde se registra la venta acordada con el cliente. |
| Albarán | Documento de despacho o entrega de mercancía. |
| Consolidar Documento | Agrupar varias órdenes del mismo cliente en una sola factura cuando las condiciones coinciden. |
| Acción del Documento | Instrucción para dejar la factura completada o preparada para revisión. |
| Número Fiscal Electrónico (CUFE) | Código único que valida oficialmente la factura electrónica ante la DGI. |
| Sincronizar Factura Electrónica | Proceso que envía una factura ya creada y completada al PAC/DGI. |
| PAC | Proveedor Autorizado de Certificación que transmite la factura electrónica. |
| DGI | Dirección General de Ingresos de Panamá. |
¿Necesita ayuda?
Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema o a Casa del Software con el número de orden, número de factura y mensaje exacto del proceso.